働き方に応じて求められているコミュニケーションの変化

職場環境

今年は例年と異なり、大きく環境が変化した年になりました。

医療業界ではデジタルトランスフォーメーションが話題として取り上げられることが多くなり、コロナ禍において、働き方は一気に転換期を迎えることとなりました。

新型コロナウイルスはよくも悪くも大きな変化を社会にもたらしたわけですが、徐々に、現場で働くスタッフにも様々な影響が出ているようです。

先日、ある会社を訪問してスタッフと話す機会がありました。

その会社では、新型コロナウイルスの感染リスクを避けるため、数か月前から全スタッフを2組に分けて、一方を出勤させてもう一方は在宅勤務という対応を取っていました。

このように、出勤者の割合を抑えて出来るだけ密を避けるという方法は最早、取り立てて珍しいものではなくなりました。全スタッフが対面で働くことがなくなりつつある今、これまでにはなかったことで、気を付けるべきことがあると思います。

そのスタッフと話していて、在宅勤務する場合に押さておくべきポイントがあると思いました。

1つ目は、社内勤務であれば徹底されている情報漏洩のリスク回避です。

自宅にパソコンや資料を持ち帰ることでリスクが高まるわけですが、これを防ぐためには個々人が気をつけるという意識に加えて、資料の持ち出しに関してチェックリストを作成するなど、目に見えやすく具体的な新ルールを作るなど早急な対応が必要だと思われます。

2つ目は、自宅というプライベート空間が仕事場にもなるわけですから、スタッフ自身が仕事とプライベートの区別をどうつけていくのかいう点です。

企業によっては、1時間ごとに電話連絡を求めるなど厳しく管理しているところもありますが、それは上司にとっても部下にとってもかなりの負担となることが考えられます。自宅という空間で最大限のパフォーマンスができるよう、これまで以上に始業時間や終業時間の報告が望まれますし、漫然と仕事をすることで本来の業務時間を大幅に上回らないよう、これを機に仕事の量や質を見直す作業を行ってもよいかもしれません。

3つ目は、スタッフ間でのコミュニケーション不足も気になるところです。

同じ場所で仕事をしているのであれば、ちょっとしたことも気兼ねなく聞きやすいものですが、遠隔になると聞きにくい状況が生まれ、それがコミュニーションの溝を生んでしまうかもしれません。

小さな溝から互いのストレスがたまり、いつの間にかチームの生産性の低下につながることも懸念されます。

例えば、電話やメールで連絡を取るときは今まで以上に感謝の気持ちを伝える、メールでの連絡が中心の場合は、敢えて電話やビデオ通話の機会を設けて顔を見ながら話をするなど、小さな工夫がよい関係作りを後押ししてくれることと思います。

今回の受けた相談もまさに、それが起因となる話でした。

そのスタッフは外国籍で、成人になってから日本へ来て働きはじめたという経緯があります。大変努力家で日本語での日常会話に問題はないものの、日本のルールや慣習に慣れていない部分もあったようです。

これまでは、対面で密なコミュニケーションをしていたからこそカバーできたし、不満のタネも周りが見つけて早めに摘み取ってくれたのですが、在宅勤務だとそれができず、ストレスがかなり蓄積されていたようです。結果として、仕事への集中力も低下し、周りとのやり取りがうまくできないという状況に陥っていました。

これから、働き方が以前のように元に戻る可能性は低いと考えられます。今後、今の環境下で自分たちの職場環境をどのように変化させていくのか。この大きな課題に対しての取り組みは、今まさに求められているのではないでしょうか。

執筆者：原麻衣子（Maiko Hara）

株式会社エイトドア 人事アドバイザー。MR（医薬情報担当者）経験を経て、地方病院における人事、給与、臨床研修プログラムの構築を担当してきました。現在は、クリニックにおけるWebコンテンツの制作や企画プロデュースに携わっています。